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『「ホウレンソウ」(報・連・相)』- 私たちの仕事対応秘訣

2013/08/01

弊社ではより円滑なコミュニケーションを実現するため、「ホウレンソウ」で業務の効率化を図っています。業務遂行における最も重要なプロセスが「コミュニケーション」であることを徹底し、常に業務の改善に努めています。弊社における「ホウレンソウ」をご紹介致します。

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1- 思想

私たちは「ホウレンソウ」を徹底し、より綿密なコミュニケーションを追求します。

2- ホウレンソウ(報・連・相)とは?

「ホウレンソウ」とは仕事を進める上で基本となるコミュニケーション、「報告」・「連絡」・「相談」の頭文字をとった造語です。これらを徹底することに よって、組織の中で必要な情報を共有し、円滑な業務の遂行を目的とする改善活動です。

3- 徹底した「ホウレンソウ」でミッションを遂行します。

業務の様々なシーンで「ホウレンソウ」を徹底し、プロジェクトを成功へ導きます。

» 仕事の締めくくりと、次のステップへの始まりとして指示・命令されたことについて進行状況、問題点、結果の徹底した共有を目指します。

» 業務の流れを円滑にする潤滑剤としてすべての作業の情報集約の場であり、総合的に力を発揮できるような環境作りを目指します。

» 作業能力向上の場としてホウレンソウを徹底することにより、作業の方向性の確認、より効率的な作業へのアプローチを目指します。

» 相手の立場と考え方を知り、チームワークを向上させる場として情報整理の方法を学ぶ場であり、全社的な立場に立ってどのように寄与していくか、自己中心的な考え方の方向性を正し、ニーズに沿ったサービスを目指します。

4- V-Nextは「ホウレンソウ」を実行するにあたり、以下の点を重視しています。

報告
不良
•定期的 •正確 •十分 •悪いことを優先して報告すること •丁寧な伝達方法・相手を尊敬すること •選択・分析された情報 •自分の対策を出すこと •不定期的 •不正確 •情報不足 •良いことを優先して報告すること •尊敬不足の伝達方法 •統計的情報 •ただ質問を出し・意見を聞くこと
連絡
不良
•できれば一番急速な連絡手段を使用すること •読みやすく、理解しやすい情報 •連絡が速く、タイムリー •広範囲(多くの人に連絡すれば連絡するほど良い) •連続的 •そばにいるのにチャット、メールなどの遅い連絡手段を使用すること •理解にかなり時間かかる情報 •連絡が遅い •知っている人が少ない連絡 •非連続的
相談
不良
•相談に参加する人が多い、それぞれの人によって性格、観点などが違う。 •各意見を受け取ること。 •個人意見発表を勧奨すること •相談会の目的は参加者がだれでも理解できること。 •最終決定が出られること。 •みんなが最終決定に従うこと。 •相談に参加する人が少ない、観点、意見、やり方などが同じ。 •各意見を受け取らないこと。 •直ぐ意見を反対すること。 •相談会の目的はだれも分からないこと。 •最終決定が出られないこと。 •最終決定に従わず、各自が異なる方向を向いてやること。
5- V-Nextでは以下のルールで「ホウレンソウ(報連相)」を実行します。

仕事を実施する前に確認

依頼された、または任せる仕事を実施する前に確認する必要があります。確認に必要な情報はその問題に関する自分の理解、対策、問題対応のための費用、後件などです。仮に自分の理解が正解だと思っていても更に確認作業を行い、他人との考えにズレがないようにします。

迅速な報告

問題が発生した場合は、迅速に報告し、被害の影響を最小限に抑え素早いフォローができるようにします。 ・報告は定期的に行います。 弊社は毎日朝一番と問題が発生した時にすぐに報告します。事前に報告の頻度やタイミングについて上司やプロジェクトマネージャーと取り決めをします。 (例:「了解しました。打ち合わせたように実施します。午前11時半と午後5時ごろ報告させていただきます。」などというふうに事前に伝えます。) ・簡潔かつ明確な情報 選択・ソート・分析された情報を報告し、併せてその対策も提出します。(例:「5件の一番簡単な案件に対応しました。現状では解決の難しい案件が3件残っ ており、締め切りに間に合わないと思われます。納期に間に合わせるためにAさんのサポートが必要です。」などというふうに報告します。

トラブルを早く報告する

素早い報告が、ミスやトラブルを最小限に留めることにも繋がるため、弊社はできるかぎりトラブルを迅速に報告します。その時に上司や先輩などから良いアドバイスを受けることができます。 最も避けなければいけないのは、トラブルに遭遇する直前に報告する事です。 例えば、3時間後にリリースを控えていた場合、間に合わない可能性が高いと思ったら、上司などに状況を迅速に報告します。

問題が無くても報告する

弊社は問題がない時にも、定期的に報告するという規則をいつも厳守します。 問題がないと思われる場合でも、実際には隠された問題が存在する場合もあります。経験の豊富な人に判断を仰ぐことも大切です。その他は、部下が定期的に報 告することにより上司は仕事の状況を把握できるようになり、安心して、的確な指示ができることにつながります。

関係者全員に伝える

弊社は関係者に情報を共有するのにに早くてごく簡単な方法を選択します。口頭や掲示板に貼る文書や、毎日の朝礼での報告などを活用します。社内で情報を共 有することによりお互いに状況を把握でき、また円滑なコミュニケーションにも繋がります。

できるだけすぐに相談する。

困難に直面した時には他人と相談します。相談を通して同僚や上司からの協力を受けられると信じています。実際には、相談により殆どの難問の回答を見つけました。

主動的にホウレンソウ(報連相)をする

「ホウレンソウ」の教育がよく行われています。それに、新社員が入社したばかりの時にも行われます。同時に、ホウレンソウを主動的に徹底します。それにより平社員から管理者まで 時間を節約でき、空いたりソースを他の業務に充てることができます。弊社は、社員が「ホウレンソウ」をすることを評価するための規制を持っていて、その結果を使って社員を定期的に評価します。

 

 

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